Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
- Für die Dauer der Aufbewahrungspflicht müssen alle Geschäftsvorfälle nachvollziehbar und nachprüfbar sein.
- Durch die Speicherung oder Aufbewahrung darf die maschinelle Auswertbarkeit von Daten nicht reduziert werden (kein „Downgrade“). Bei einer Konvertierung aufbewahrungspflichtiger Daten in ein eigenes Format müssen beide Versionen archiviert werden.
- Der Umgang mit elektronischen Belegen muss in einer Verfahrensdokumentation definiert sein. Diese beschreibt, wie die Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.
Vollständigkeit und Richtigkeit
- Es müssen alle für Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten relevanten Unterlagen aufbewahrt werden.
- Insbesondere betrifft das auch E-Mails und E-Mail-Anlagen, die geschäftliche Dokumente darstellen, wie z. B. Rechnungen, Aufträge usw.
- Nicht nur Buchhaltungssysteme, sondern auch Nebensysteme, Kassen, Taxameter, Zeiterfassungssysteme usw. fallen unter die GoBD-Vorschrift.
- Vom Empfang bis zur Erfassung und Buchung dürfen keinesfalls Belege verloren gehen. Laden Sie sie am besten direkt in einen Cloud-Speicher wie Teamwork.
Buchungen und Aufzeichnungen müssen zeitgerecht stattfinden
- Unbare Geschäftsvorfälle müssen innerhalb von 10 Tagen und Eingangsrechnungen innerhalb von 8 Tagen erfasst werden. Die Führung von Kassen muss täglich geschehen.
- Wird nicht laufend, sondern nur periodenweise gebucht, müssen alle unbaren Vorfälle bis zum Ablauf des Folgemonats erfasst sein.
Ordnung, Unverlierbarkeit, Auffindbarkeit
- Die geschäftlichen Unterlagen müssen leicht aufzufinden, genügend gekennzeichnet und vor Verlust geschützt sein. Das Laden gescannter Belege in einen Cloud-Speicher wie Teamwork und die Auffindbarkeit durch Volltextsuche erfüllen diese Vorschriften.
- Geschäftsvorfälle müssen in der Buchhaltung so verarbeitet werden, dass in sie schnell Überblick über die Vermögens- und Ertragslage geben.
Unveränderbarkeit
- In IT-Systemen muss die Authentizität der Daten sichergestellt sein. Belege gelten in dem Moment als unveränderbar, in dem sie erfasst werden. Auch die Daten aus Alt- oder Nebensystemen müssen unverändert aufbewahrt und dürfen erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Es muss eine Veränderungs-Historie gepflegt werden.
- Die definitive buchhalterische Verarbeitung unterliegt erstmals konkreten Fristen, die an den Termin der USt-Voranmeldung angelehnt sind.
- Im Sinne der Unveränderbarkeit von Dokumenten sind PDFs und Bilddateien normalerweise unbedenklich, aber Office-Formate nicht.
Finanzamt hat Zugriff auf Ihre Daten
- Das Finanzamt hat das Recht auf unmittelbaren, nur-lesenden Datenzugriff (Z1) auf Ihr System.
- Das Finanzamt hat das Recht auf mittelbaren Datenzugriff (Z2). Es kann von Ihnen verlangen, dass Sie Ihre Daten auf eine bestimmte Weise aufbereiten und mit nur-lesendem Datenzugriff zur Verfügung stellen.
- Das Finanzamt hat das Recht auf Datenträgerüberlassung (Z3), d. h. es kann verlangen, dass Sie Ihre Daten auf einem Datenträger oder gar als Ausdruck ausliefern.
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