Der Vorgang des „Ersetzenden Scannens“ beschreibt die Erfassung, Speicherung und Aufbewahrung von Dokumenten in elektronischer Form. Doch viele Unternehmen scheuen davor zurück und bewahren die Dokumente in Papierform nach dem Scannen weiter auf. Oftmals sind Sie sich nicht sicher, ob und wie sie ihre gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mit gescannten Dokumenten erfüllen können.
Wie kann gewährleistet werden, dass die Rechnung auch nach der Digitalisierung ihre Beweiskraft behält? Wir liefern Ihnen die Antworten zu Definition, Voraussetzungen und Funktion des Ersetzenden Scannens.
Was bedeutet Ersetzendes Scannen?
Der Begriff „Ersetzendes Scannen“ bezeichnet einen Vorgang, bei dem Geschäftsdokumente (z.B. Rechnungsbelege) eingescannt und digital erfasst und gespeichert werden. Die eingescannten Belege werden dadurch digital aufbewahrt und stellen ein elektronisches Abbild zu Ihrem Papier-Dokument dar.
Das digitale Dokument fungiert als eine rechtsgültige Kopie, solange bestimmte Anforderungen eingehalten werden. Sind die Voraussetzungen dafür gegeben, erfüllt das digitale Dokument die Pflichten zur Aufbewahrung. Das dazugehörige Papier-Dokument darf anschließend vernichtet werden.
Mit Hilfe des ersetzenden Scannens können Dokumente eingescannt und digital aufbewahrt werden. Dies gilt als eine Maßnahme, Geschäftsprozesse in Unternehmen zu digitalisieren bzw. die Arbeitsprozesse mehr in Richtung eines Papierlosen Büros zu entwickeln.
Warum sollte ich ersetzendes Scannen im Unternehmen einführen?
Die Vorteile des ersetzenden Scannens sind vielfältig: Zum Einen spart man im Büro Platz ein, da die physischen Dokumente nicht mehr in Aktenschränken archiviert werden müssen. Zum Anderen steigert das Arbeiten mit digitalen Dokumenten die Effizienz im Unternehmen: Die Bearbeitung digitaler Dokumente verläuft zunehmend schneller im Vergleich zu Papier-Dokumenten. Ein Beispiel hierfür ist die Weiterverarbeitung und Aufbewahrung von Eingangsrechnungen.
Welche Voraussetzungen müssen für das Ersetzende Scannen erfüllt sein?
„Kann ich Papierbelege einfach scannen und wegwerfen?“ Diese Frage stellen sich Anwender im Hinblick auf Papierbelege. Die Antwort: Ja, aber.
Im Zuge des ersetzenden Scannens kann der papierhafte Beleg vernichtet werden. Bei der Digitalisierung von Belegen müssen jedoch einige Voraussetzungen erfüllt werden.
Technische Anforderungen (TR RESISCAN)
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat eine Technische Richtlinie 03138 zum ersetzenden Scannen herausgegeben. In der TR RESISCAN ist beschrieben, unter welchen technischen Voraussetzungen elektronische Belege die Rechnung auf Papier ersetzen können. Die Richtlinie stellt allerdings lediglich eine Empfehlung dar. Es sei auch erwähnt, dass die Verhältnismäßigkeit einzelner Punkte von Fachleuten diskutiert wird.
Folgende Empfehlungen und Grundsätze werden in der TR RESISCAN vorgestellt:
- Die Kommunikationsverbindungen, über die Belege in das System eingespielt und innerhalb des Sytems übertragen werden, müssen sicher sein. Mit Hilfe einer Firewall und ähnlichen Technologien müssen die Dokumente vor Schadprogrammen und unbefugtem Zugriff geschützt werden. Die Schutz-Software muss immer auf dem aktuellsten Stand gehalten werden.
- Zum Schutz der elektronischen Unterlagen gehört auch eine regelmäßige Datensicherung.
- Die gescannten Belege müssen so gespeichert werden, dass sie vor Verlust und Verfälschung geschützt sind
- PDF- und Bilddateien (wie z. B. JPEG und TIFF) eignen sich für die elektronische Archivierung, weil sie als unveränderbar gelten.
- Verwendete Scanner müssen einwandfrei funktionieren. Der Scan muss die Rechnung im Original abbilden. Eine Zertifizierung ist hierfür aber nicht unbedingt notwendig.
- Der generische Scanprozess wird im BSI-Dokument folgendermaßen skizziert:
Quelle: BSI TR 03138, S. 10
Prozessuale Anforderungen (Verfahrensdokumentation)
Um zu gewährleisten, dass digitale Dokumente weder inhaltlich noch bildlich manipuliert werden, müssen Unternehmen eine sogenannte Verfahrensdokumentation etablieren. Die Verfahrensdokumentation stellt somit eine Grundvoraussetzung für das Ersetzende Scannen dar.
Der Deutsche Verband der Steuerberater hat eine Muster-Verfahrensdokumentation veröffentlicht, die unter folgendem Link zugänglich ist: Muster-Verfahrensdokumentation zum Ersetzenden Scannen. Diese Grundlage muss allerdings an das jeweilige Unternehmen angepasst und die darin festgelegten Prozesse müssen unbedingt eingehalten werden.
Was muss eine Verfahrensdokumentation beinhalten?
Eine Verfahrensdokumentation sollte die notwendigen Schritte enthalten, um einen effizienten und korrekten Scan- und Aufbewahrungsprozess zu gewährleisten. Ergänzend dazu sollten folgende Schritte unternommen werden:
- Die einzuscannenden Dokumente sollten sorgsam ausgewählt werden.
- Es müssen Vorkehrungen getroffen werden, dass eingehende physische Dokumente möglichst innerhalb von 10 Tagen, eingescannt bzw. digitalisiert werden (Bei der Festlegung des Zeitraums handelt es sich um einen Standpunkt der Finanzverwaltung).
- Benennen Sie eine Person, welche die Verantwortung für das Scannen der Rechnungen und Dokumente trägt.
- Prüfen Sie, ob die Dokumente vollständig und ausreichend digitalisiert wurden. Das Dokumente sollte gut lesbar und nicht mehrfach eingelesen werden.
- Beim Verfahren des Ersetzenden Scannen sollte unbedingt das Prinzip der Unveränderbarkeit eingehalten werden. Das heißt, nach dem Einlesen und während der Archivierung der Geschäftsdokumente sollten nachträglich keine Änderungen vorgenommen werden. Die Vorschriften zur Aufbewahrung digitaler Belege sind in den GoBD des Bundesministeriums der Finanzen enthalten. Die Kriterien für GoBD-konforme Software werden in einem separaten Artikel weiter vertieft.
Wie funktioniert das Ersetzende Scannen?
1. Dokument zum Scannen vorbereiten
- Die Papierdokumente sollten unbeschädigt, unverfälscht und vollständig sein.
- Das Dokument sollte unter Bewahrung des logischen Kontexts, einschließlich aller Anlagen und Begleitdokumente, eingescannt werden. Bei mehrseitigen Dokumenten muss die richtige Reihenfolge der Seiten beibehalten werden.
- Haftnotizen, die für einen Beleg oder eine Rechnung relevant sind, müssen auf einer eigenen Seite eingescannt werden.
- Der Scanner muss im Hinblick auf Helligkeit und Auflösung so eingestellt werden, dass beim Scannen keine Informationen verloren gehen können.
2. Dokument einscannen
- Eine wesentliche Fehlerquelle beim Scannen sind die Mitarbeiter, die den Scanner bedienen. Es ist wichtig, dass das Personal ausreichend geschult ist, um ein einwandfreies Scanergebnis zu gewährleisten.
- Der Zugriff auf den Scanner und Scanprozess sollte durch Passwörter geregelt sein. Das gilt auch für netzwerkfähige Scanner.
- Der Scanner muss korrekt konfiguriert sein.
- Der Scanner muss geeignete Datenformate (insbesondere PDF) und doppelseitiges Scannen unterstützen.
3. Digitales Dokument auf Ordnungsmäßigkeit prüfen
- Die Nachbearbeitung der Scans dient vor allem der Qualitätssicherung und Vollständigkeitsprüfung.
- Die Scanprodukte dürfen erst gelöscht werden, wenn die Qualitätskontrolle positiv abgeschlossen ist.
- Wurde automatisiert gescannt, muss bei der Nachbearbeitung geprüft werden, ob nicht versehentlich mehrere Seiten gleichzeitig vom Scanner eingezogen worden sind.
4. Dokument gegen unbefugten Zugriff absichern
- Unterschiedliche Dokumente haben einen unterschiedlichen Schutzbedarf. Grundsätzlich sollten sich die Mechanismen zum Integritätsschutz an diesem Schutzbedarf orientieren.
- Die Technische Richtlinie vom BSI stellt klar, dass für Dokumente mit „normalem“ Schutzbedarf keine besonderen Maßnahmen (z.B. Kryptographie, Prüfsumme) erforderlich sind.
- Für Dokumente mit hohem Schutzbedarf gelten besondere Zugangsbeschränkungen (und zwar auch für die Papierdokumente!) sowie eine Pflicht zur Protokollierung beim Scannen und eine Pflicht zur regelmäßigen Auditierung.
- Dazu kommen bei hohen Integritätsanforderungen Verfahren wie Schlüsselmanagement und kryptographische Verfahren
Welche Dokumente dürfen digitalisiert werden?
Ein Großteil der Dokumente, die in Unternehmen im Umlauf sind, können mit Hilfe des Ersetzenden Scannens digitalisiert werden. Hierunter fallen z.B.,
- Kaufbelege
- Rechnungen
- Verträge
- technische Unterlagen
Doch, Vorsicht! Es gibt einzelne Arten von Dokumenten, die verpflichtend in Papierform aufbewahrt werden müssen, beispielsweise Eröffnungsbilanzen oder Zollpapiere. Diese Dokumente dürfen nicht vernichtet werden, damit die gesetzlichen Vorschriften erfüllt sind.
Grundsätzlich sollte eine Vernichtung der Dokumente in Papierform keine vertraglichen Pflichten verletzen. Zudem darf die Aussage- und Beweiskraft eines Dokuments durch das Scanverfahren nicht gefährdet werden. Im Falle von notariellen Urkunden weist ein Papier-Dokument im Original eine höhere Beweiskraft auf.
Fazit
Unter Ersetzendes Scannen versteht man die digitale Erfassung, Speicherung und Aufbewahrung von Dokumenten. So können beispielsweise papierbasierte Rechnungen durch einen Scan ersetzt werden. Das Original der Rechnung kann im Anschluss daran entsorgt werden.
Voraussetzung hierfür ist, dass gewisse Anforderungen (TR RESISCAN) und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GOBD) eingehalten werden. GOBD ist eine seit 2015 gültige Richtlinie für die digitale Beleg-Archivierung und Buchführung. Die digitale Rechnung nach geltendem Recht wird vom BMF vollständig anerkannt.
