Dokumente archivieren: Das sollten Sie beachten

Viele Unternehmen setzen bei der Archivierung ihrer Geschäftsunterlagen noch auf papierbasierte Archive. Im digitalen Zeitalter werden diese jedoch zunehmend ineffizient. Dokumente archiveren – das funktioniert heute besser digital. Was Sie bei der Archivierung von Geschäftsdokumenten beachten sollten und warum diese am besten digital erfolgt, lesen Sie in folgendem Beitrag.

Was genau versteht man unter „Dokumente archivieren“?

Wenn Sie Dokumente archivieren, heißt das, dass Sie diese unverändert sowie vor unberechtigten Zugriffen und Zerstörung ausreichend geschützt für einen längeren Zeitraum aufbewahren.

Die Archivierung kann sowohl analog als auch digital erfolgen. Organisationen entscheiden sich heute immer häufiger für eine Archivierung in digitaler Form – unter anderem auch aufgrund der zahlreichen Vorteile, die diese Archivierungsform bietet.

Was ist der Unterschied zwischen Speichern und Archivieren?

Beim Speichern von Daten, versuchen Organisationen diese in erster Linie vorläufig zu sichern. Eine systematische Organisation der gespeicherten Daten oder andere langfristige Ziele stehen dabei nicht im Mittelpunkt.

Ein Beispiel dafür ist das Backup, das in vielen Unternehmen erfolgt. Hierbei werden Daten in regelmäßigen Abständen an einem weiteren Ort gespeichert. Der Sinn eines Backups besteht darin, eine Möglichkeit zur Wiederherstellung der Daten zu bieten, wenn sie bei der Verarbeitung im Hauptspeicherort verloren gehen oder beschädigt werden.

Eine Archivierung ist hingegen eine langfristige und systematische Datenspeicherung. In der Regel werden die Daten hier besonders geschützt, sodass sie nicht gelöscht oder verändert werden können.

Was ist ein Archiv?

Ein Archiv ist ein Ort, an dem Sie Ihre Daten oder papierbasierten Unterlagen langfristig aufbewahren können. Es eignet sich besonders zur Aufbewahrung von Daten oder Unterlagen, für die es keinen aktiven Gebrauch im Unternehmen mehr gibt. Diese werden vorgehalten, damit Mitarbeiter später bei Bedarf auf sie zurückgreifen können.

In klassischen Archiven werden Unterlagen in physischen Räumlichkeiten, in entsprechenden Ordnern und Schränken aufbewahrt. Diese müssen regelmäßig gepflegt und gewartet werden.

Für die Aufbewahrung von digitalen Daten eignen sich hingegen Datenträger wie Tonbänder, CDs oder Festplatten. Die ausreichende Langlebigkeit der Datenträger und die Zugangssicherheit sind wichtige Fragen, die sich Unternehmen hier stellen sollten. Eine weitere Option, Daten digital zu archivieren, bieten Cloud-Lösungen.

Was ist ein revisionssicheres Archiv?

Für die Archivierung von Papierdokumenten gelten bereits seit Langem bestimmte Vorschriften. Mit der Digitalisierung und dadurch, dass immer mehr Dokumente digital verarbeitet werden, sind neue Herausforderungen hinzugekommen. Beispielsweise können digitale Daten viel einfacher verändert und manipuliert werden als ihre papierbasierten Gegenstücke. Wenn Sie Ihre Dokumente digital bearbeiten und die speziellen Anforderungen an deren Aufbewahrungsfristen einhalten möchten, müssen Sie weitere gesetzliche Anforderungen erfüllen – Revisionssicherheit gehört dazu.

Das Konzept des revisionssicheren Archivs orientiert sich an den Anforderungen des GoBD – einer Abkürzung für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die Dokumente im revisionssicheren Archiv sollten demnach unter anderem folgende Voraussetzungen erfüllen:

• Vollständig sein
• Unveränderbar sein
• Logisch aufgebaut und strukturiert sein.
• Schnell auffindbar und kurzfristig verfügbar sein.

Fernerhin sind für den erfolgreichen Aufbau und Betrieb eines revisionssicheren Archivs auch die entsprechenden Strukturen außerhalb wichtig. So sollten Sie ein Verfahren einführen, überwachen und dokumentieren, in dem Sie systematisch und allgemein verständlich erklären können, wie Sie in Ihrem Unternehmen elektronische Dokumente archivieren.

Wenn Sie den gesamten Prozess erfolgreich durchführen, haben Sie einen wichtigen Meilenstein auf dem Weg zum papierlosen Büro bewältigt.

Wer muss archivieren?

Alle Kaufleute sind nach dem Handelsgesetzbuch (§257 HGB) zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen verpflichtet. Aufbewahrungspflichen und -fristen, die sich aus steuerlichen Gründen ergeben, regelt die Abgabenordnung (AO).

Welche Dokumente sollte man archivieren?

Im Unternehmensalltag entstehen zahlreiche Dokumente, die einer gesetzlichen Archivierungspflicht unterliegen. Darunter fallen zum Beispiel:

• Rechnungen
• Zollpapiere
• Bilanzen
• Lieferscheine
• Geschäfts- und Handelsbriefe
• Geschäftsberichte

Grundsätzlich müssen alle Dokumente zu buchungsrelevanten Geschäftsvorgängen archiviert werden. Dazu zählen neben Rechungen auch Bestellungen, Aufträge oder Rabattverhandlungen – oder vereinfacht gesagt: alles rund um die Rechnungsstellung.

Warum müssen Unternehmen Geschäftsunterlagen und Dokumente archivieren?

Ganz grundsätzlich müssen Organisationen Geschäftsunterlagen und relevante Dokumente archivieren, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Die verbindlichen Richtlinien hierzu finden sich in der Abgabenordnung (AO) und im Handelsgesetzbuch (HGB).

Ein anderer Grund für eine Archivierung ist etwa die Beweissicherung bei möglichen gerichtlichen Auseinandersetzungen.

Daneben dient das Aufbewahren von Dokumenten selbstverständlich auch internen Zwecken – zum Beispiel zur Informationen über vergangene Projekte oder zur Überarbeitung bestehender Unterlagen.

Wie lange muss man Dokumente archivieren?

In der Regel müssen Organisationen viele ihrer geschäftlichen Dokumente für mehrere Jahre aufbewahren, um gesetzliche Aufbewahrungsfristen einzuhalten. In den meisten Fällen sind es sechs bzw. zehn Jahre. Für die jeweilige Aufbewahrungsfristen gelten unterschiedliche Bedingungen. Die gesetzlichen Vorgaben sind in § 147 AO (Abgabenordnung) zu finden.

Wie archivieren Sie Ihre Dokumente richtig?

Wenn Sie papierbasierte Dokumente archivieren möchten, können Sie wie folgt vorgehen:

• Legen Sie die für die Archivierung aufbereiteten Dokumente in den vorgesehenen Briefablagen, Aktenordnern, Kartons oder Regalen ab.
• Achten Sie, dass die Ordner, Kartons, Regale oder andere Aufbewahrungsorte logisch und systematisch beschriftet sind (z. B. das Datum, den Kundennamen oder das Anliegen enthalten).
• Bestimmen Sie am besten eine Person, die für diese Aufgaben zuständig ist. Sie sollte auch für die Sicherheit und eine angemessene Zugangskontrolle Sorge tragen.

Bei einer digitalen Archivierung ist es sinnvoll, eine spezielle Software zu nutzen. Idealerweise nutzen Sie bereits ein digitales Dokumenten-Management-System, das auch die Archivierung Ihrer Dokumente unterstützt. Die einzelnen Schritte könnten dabei wie folgt aussehen:

• Archivierungssoftware installieren
• Dokumente, die für eine Archivierung vorgesehen sind, systematisch ordnen und klassifizieren. Papierbasierte Dokumente sollten Sie zuerst einscannen.
• Sicherstellen, dass das digitale Archiv und die Archivierungssoftware ordnungsgemäß gepflegt und gewartet werden.

Was sollten Sie beim Archivieren beachten?

Wenn Sie sich für die elektronische Archivierung entscheiden, sollten Sie einige weitere Aspekte berücksichtigen:

• Investieren Sie in entsprechende Schulungen von Mitarbeitern. Im Falle der Einführung eines elektronischen Archivs steigert das die Akzeptanz der Lösung und wirkt sich positiv auf die Produktivität aus.
• Achten Sie darauf, dass sich die Serverstandorte nach Möglichkeit in Deutschland befinden.
• Schützen Sie sensible Daten, indem Sie nur berechtigten Mitarbeitern einen Zugang zu ihnen ermöglichen. Gerade bei persönlichen und personenbezogenen Daten ist besondere Vorsicht und Sorgfalt geboten. Die Einzelheiten dazu regelt die DSGVO.

Welche Programme können Sie nutzen, um Dokumente zu archivieren?

Unter den Softwarelösungen, die derzeit auf dem Markt erhältlich sind, eignen sich DMS (Dokumentenmanagementsysteme) oder ECM (Enterprise-Management-Systeme) am besten, um geschäftliche Dokumente digital zu archivieren. Ein gutes DMS (oder ECM) kann auch einen schnellen und rechtskonformen Zugriff auf Informationen sicherstellen. Unter anderem beschleunigt und erleichtert das die Betriebsprüfungen durch die Steuerbehörden.

Was sollten DMS-Programme können?

Das Hauptziel von DMS-Software ist es, die Bearbeitung von Dokumenten in Ihrem Unternehmen zu optimieren und die Dokumentenverwaltung gesetzeskonform zu gestalten. Einige Funktionen und Eigenschaften, die eine moderne DMS-Software beherrschen sollte, sind:

• Revisionssichere Archivierung
• Mobiles Arbeiten: Ein DMS ermöglicht es Ihnen, ortunabhängig zu ariben. In diesem Zusammenhang kann DMS-Online für Sie interessant sein. Bei dieser Variante der DMS-Software haben Sie Zugriff auf ein cloudbasiertes System mit allen Vorteilen, die sich durch modernes Cloud-Computing ergeben.
• OCR-Erkennung: Sie können so eingescannte Unterlagen für einen Computer lesbar machen.
• Volltextsuche: Dadurch können Sie nicht nur nach bestimmten Wörtern oder Wortgruppen in den Dateinamen suchen, sondern auch in den gesamten Textinhalten.
• Versionierung: Dies ermöglicht, dass Mitarbeitern auf die vollständige Historie der Veränderungen am Dokument zugreifen können und stets mit der aktuellen Dokumentenversion arbeiten.