Scopevisio erfüllt Compliance-Anforderungen
Schon vor der Einführung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) im Jahr 2015 erfüllte Scopevisio alle Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzbehörden. Diese hießen damals noch GDPdU und GoB, enthielten jedoch bereits die meisten Regelungen der modernen GoBD.
Mit Inkrafttreten der GoBD konnte Scopevisio sich daher schnell an den neuen, strengeren Rechtsrahmen anpassen. Wir haben die GoBD in Scopevisio vollständig umgesetzt.
Mehr noch: Es gibt ja nicht nur Vorschriften für Software-Systeme, sondern auch für die Menschen, die diese Software verwenden. Scopevisio macht Ihnen die Einhaltung durch clevere Funktionen leicht.
Zum Beispiel:
- Damit Kassenbewegungen schnell erfasst werden können, gibt es eine App, die Belege automatisch über die Smartphone-Kamera hochlädt.
- Damit die Funktionstrennung beim Prüfen und Freigeben von Eingangsrechnungen beachtet wird, haben wir einen praktischen Workflow integriert.
Diese und viele weitere Lösungen finden Sie in unserer integrierten Cloud-Unternehmenssoftware. Lassen Sie sich in einem unserer Webinare zeigen, wie vielseitig und durchdacht Scopevisio Ihre Prozesse begleitet.
Scopevisio und GoBD – das passt!
Die folgende Tabelle gibt einen Überblick, wie die Scopevisio die GoBD-Anforderungen erfüllt.
Diese GoBD-Anforderung… erfüllt Scopevisio durch folgende Maßnahmen… Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (progressiv und retrograd) Alle Verarbeitungen werden lückenlos und übersichtlich in der Software am Beleg protokolliert – von der ersten Entstehung eines Vorgangs bis zur abschließenden Buchung. Buchungssatz und Belegbild sind unauflöslich miteinander verknüpft. Stammdatenänderungen sind aus dem Systemprotokoll ersichtlich. Unveränderbarkeit Ein einmal hochgeladener Beleg bleibt im Original erhalten und wird mit vollständiger Versionshistorie gespeichert. Unverlierbarkeit Durch Berechtigungseinstellungen lässt sich erreichen, dass hochgeladene Dokumente nicht mehr gelöscht werden können. Es ist systemseitig sichergestellt, dass die Dokumente vor Vernichtung, Verlust, Überschreiben, Diebstahl usw. geschützt sind. Belege bleiben über die gesamte Aufbewahrungsfrist erhalten Datenspeicherung in Deutschland Die Datenspeicherung erfolgt auf eigenen, dedizierten Servern in Deutschland unter deutschem Datenschutzrecht. Vollständigkeit (in Bezug auf außersteuerliche und steuerliche Buchhaltungs- und Aufzeichnungspflichten) Steuerrelevante Informationen werden in einem an die Finanzbuchhaltung angebundenen DMS gesichert und mit dem entsprechenden Geschäftsvorfall verknüpft. Belege werden direkt am Geschäftsvorfall bzw. Buchungssatz hinterlegt. Steuerrelevante E-Mails und Dokumente, die den Charakter eines Handelsbriefs haben, werden mit dem Vorfall verknüpft. Auffindbarkeit Durch Techniken wie z. B. Volltextindizierung lassen sich Informationen rasch finden. Ordnung Unterlagen sind eindeutig identifizierbar. Das gilt für Buchungen, Belege und begleitende Dokumente. Zeitgerechte Erfassung Sobald Belege vom Scanner oder von der Smartphone-Kamera in die Software hochgeladen wurden, gelten sie als erfasst. Mobile Apps unterstützen die zeitnahe Erfassung. Zeitgerechte Buchung Durch Kontierungsassistenten und die am Vorgang dokumentierten, buchungsrelevanten Informationen sind Buchungen schneller zu bewältigen. Bei Ausfall einer Fachkraft kann eine Vertretung mit den passenden Zugriffsrechten übernehmen. Tägliche Kassenführung Den Kassenbewegungen kann ein elektronischer Beleg sofort zugeordnet werden. Jederzeitige Kassensturzfähigkeit Der Sollbestand der Kasse ist direkt abrufbar. Maschinelle Auswertbarkeit Das System liefert verlustfrei maschinell auswertbare Daten (kein Downgrade!). Datenzugriff der Finanzbehörde Im Falle einer Steuerprüfung sind die unterschiedlichen Zugriffsarten oder ein IDEA-GDPdU-Export schnell eingerichtet bzw. im System bereits vorgesehen. Internes Kontrollsystem Die erforderliche Funktionstrennung kann durch Berechtigungseinstellungen im System festgeschrieben und für eine etwaige Prüfung dokumentiert werden. Im Idealfall implementiert das System auch einen Workflow für die Rechnungsprüfung und –freigabe. Verfahrensdokumentation Die von den GoBD geforderte Verfahrensdokumentation wird systemseitig durch Workflows, die Festlegung von Zuständigkeiten und die Protokollierung aller Bearbeitungsschritte unterstützt.
Abschließend möchten wir darauf hinweisen, dass wir nicht befugt sind, Rechts- oder Steuerberatung zu leisten.
